Guide de démarrage rapide

Connexion du système

Suivez les étapes ci-dessous pour connecter le système :

• Installez les terminaux de réunion sans papier et les cartes de table électroniques aux sièges désignés, et confirmez que le mécanisme de levage fonctionne correctement (pour les terminaux à levage) ;
• Connectez les terminaux au commutateur POE (ou commutateur standard + adaptateur secteur) via des câbles réseau ;
• Connectez le commutateur POE à l'hôte du serveur de gestion de réunion via un câble réseau ;
• Connectez l'écran grand format/l'équipement de projection à la matrice ou au port de sortie du terminal désigné via des câbles HDMI/VGA ;
• Connectez l'ordinateur de service de thé au même réseau ;
• Connectez les câbles d'alimentation aux interfaces d'alimentation de chaque terminal, et confirmez que la mise à la terre est correcte ;
• Allumez l'alimentation du commutateur réseau, du serveur et de tous les terminaux ;
• Vérifiez l'état des voyants réseau de tous les terminaux pour confirmer que la connexion réseau est normale ;

attention

• L'environnement d'installation et d'utilisation du système doit être maintenu propre avec une température et une humidité appropriées, et bien ventilé, sans bloquer les orifices de dissipation de chaleur ;
• Tous les interrupteurs d'alimentation, prises, socles et câbles d'alimentation des équipements du système doivent être isolés et sécurisés ;
• Connectez d'abord tous les périphériques, puis mettez le système sous tension ;
• Lors de l'installation des terminaux à levage, veuillez vous assurer que la taille de l'ouverture du bureau correspond au terminal, et qu'il n'y a pas d'obstacles bloquant le processus de levage ;
• En cas de problème, veuillez consulter la section « FAQ » ; si le problème ne peut pas être résolu, veuillez contacter le personnel du service après-vente du fabricant.

Diagramme de topologie du système_Réseau filaire uniquement

Diagramme de topologie du système_Réseau filaire + sans fil hybride

Déploiement de la plateforme de gestion des réunions

Exigences de l'environnement d'installation

Élément	Configuration minimale	Configuration recommandée
Système d'exploitation	Windows 10 / Ubuntu 20.04	Windows Server 2019 / Ubuntu 22.04 LTS
Processeur	Intel Core i5 Quadricœur	Intel Core i7 Octocœur / Xeon E5
Mémoire	8 Go DDR4	16 Go DDR4
Disque dur	128 Go SSD	512 Go SSD + 1 To HDD (Disque de données)
Réseau	Ethernet Gigabit	Ethernet Gigabit, Segment réseau indépendant
Carte graphique	Carte graphique intégrée	Carte graphique dédiée (scénarios d'enregistrement/diffusion de réunion)

Étapes d'installation

Installation en environnement Windows :

• Obtenez le package d'installation de la plateforme de gestion des réunions sur le serveur de fichiers (CMP_Server_Setup_vxxx.exe) ;
• Double-cliquez sur le programme d'installation et suivez l'assistant pour terminer l'installation. Il est recommandé d'installer sur un disque non système (par exemple, le disque D) ;
• Le processus d'installation configurera automatiquement le serveur Web, la base de données et le service de stockage de fichiers ;
• Après l'installation, accédez au backend de gestion via le navigateur à l'adresse http://192.168.10.100:8080/admin ;
• Connectez-vous avec le compte administrateur par défaut : admin / admin123 ;
• Veuillez modifier immédiatement le mot de passe administrateur après la première connexion, et lier l'adresse e-mail/numéro de téléphone de l'administrateur ;

Installation en environnement Linux :

• Obtenez le package d'installation Linux sur le serveur de fichiers (CMP_Server_Install_vxxx.sh) ;
• Accordez les permissions d'exécution : chmod +x CMP_Server_Install_vxxx.sh ;
• Exécutez le script d'installation : sudo ./CMP_Server_Install_vxxx.sh ;
• Suivez les invites pour saisir les informations de configuration telles que le chemin d'installation et le mot de passe de la base de données ;
• Après l'installation, vérifiez l'état du service avec systemctl status cmp-server ;
• Accédez au backend de gestion via le navigateur pour terminer la configuration de la première connexion ;

info

• Il est recommandé de définir l'IP du serveur sur une IP statique pour éviter les échecs de connexion des terminaux après le redémarrage en raison de changements d'IP ;
• Le pare-feu du serveur doit ouvrir les ports 8080 (service Web), 3306 (base de données, si une base de données externe est utilisée), 22 (SSH), etc. ;
• Si un accès depuis l'extérieur est nécessaire, il est recommandé de configurer un certificat SSL et d'utiliser le protocole HTTPS pour l'accès ;

Assistant de configuration initiale

Après vous être connecté au backend de gestion, le système vous guidera à travers les configurations de base suivantes :

• Modifier le mot de passe administrateur : Définissez un mot de passe fort, comprenant des lettres majuscules et minuscules, des chiffres et des caractères spéciaux ;
• Configurer les informations du serveur : Définissez le nom du serveur, le fuseau horaire et la méthode de synchronisation de l'heure (NTP) ;
• Configurer les paramètres réseau : Confirmez l'IP du serveur, le masque de sous-réseau, la passerelle et le DNS ;
• Configurer le chemin de stockage : Définissez le répertoire de stockage des fichiers de réunion, le répertoire de sauvegarde et le répertoire des journaux ;
• Configurer le service de messagerie/SMS : Utilisé pour les notifications de réunion, la récupération du mot de passe et autres fonctions (facultatif) ;
• Importer la licence : Téléchargez le fichier de licence pour activer les fonctions du système (la version d'essai peut ignorer cette étape) ;
• Créer une salle de réunion : Ajoutez les informations de la salle de réunion, définissez le nombre de sièges et le type de disposition ;
• Ajouter des terminaux : Saisissez l'adresse MAC du terminal et le numéro de l'appareil, et liez-les à la salle de réunion correspondante ;

Créer une réunion

Nouvelle réunion

• Connectez-vous au backend de la plateforme de gestion des réunions ;
• Cliquez sur le menu de gauche « Gestion des réunions » --- « Nouvelle réunion » ;
• Remplissez les informations de base de la réunion :
  • Nom de la réunion : par exemple, « Réunion de planification stratégique annuelle 2026 » ;
  • Type de réunion : Réunion ordinaire / Réunion confidentielle / Réunion périodique ;
  • Heure de début : Sélectionnez la date et l'heure de début de la réunion ;
  • Heure de fin : Sélectionnez l'heure de fin estimée (peut être ajustée ultérieurement) ;
  • Lieu de la réunion : Sélectionnez la salle de réunion créée ;
  • Organisateur : Remplissez le nom du service ou de l'organisme organisateur ;
  • Introduction de la réunion : Décrivez brièvement le thème et l'objectif de la réunion ;
• Sélectionnez les participants : Choisissez dans la base de données du personnel, ou sélectionnez par lots par groupe ;
• Définissez les options de la réunion :
  • Activer la signature : Oui/Non ;
  • Activer le vote : Oui/Non ;
  • Autoriser la communication pendant la réunion : Oui/Non ;
  • Autoriser le téléchargement de fichiers : Oui/Non ;
  • Activer l'enregistrement de la réunion : Oui/Non (nécessite une autorisation) ;
  • Niveau de confidentialité : Public / Interne / Secret / Confidentiel ;
• Cliquez sur « Enregistrer », la réunion est créée avec succès ;

Télécharger les documents de réunion

• Sur la page de détails de la réunion, cliquez sur l'onglet « Gestion des documents » ;
• Cliquez sur « Télécharger le fichier » et sélectionnez les fichiers locaux (sélection par lots prise en charge) ;
• Formats de fichier pris en charge : Word(doc/docx), Excel(xls/xlsx), PowerPoint(ppt/pptx), PDF, TXT, JPG, PNG, MP4, etc. ;
• Après le téléchargement des fichiers, vous pouvez définir les permissions pour chaque fichier :
  • Permission de visualisation : Publique / Par rôle / Par personnel ;
  • Permission d'opération : Visualisation uniquement / Annotable / Téléchargeable ;
  • Associer à l'ordre du jour : Associez le fichier à un ordre du jour spécifique, il s'affichera automatiquement lorsque l'ordre du jour commencera ;
• Prend en charge la création de dossiers pour la gestion classée des fichiers, et le tri par glisser-déposer ;
• Prend en charge la définition de filigranes sur les fichiers (nom d'utilisateur, heure, nom de la réunion) pour éviter les fuites par capture d'écran ;

astuce

Il est recommandé de télécharger les documents au moins 30 minutes avant la réunion pour garantir que tous les terminaux ont suffisamment de temps pour se synchroniser et télécharger. Les fichiers volumineux (vidéos, etc.) sont recommandés d'être téléchargés à l'avance.

Définir l'ordre du jour de la réunion

• Sur la page de détails de la réunion, cliquez sur l'onglet « Gestion de l'ordre du jour » ;
• Cliquez sur « Nouvel ordre du jour », remplissez le nom de l'ordre du jour, la durée estimée et l'introduction de l'ordre du jour ;
• Associez les fichiers téléchargés à l'ordre du jour correspondant ;
• Définissez l'ordre de l'ordre du jour, et prenez en charge l'ajustement par glisser-déposer ;
• Définissez l'orateur de l'ordre du jour (facultatif) ;
• Prend en charge la définition des relations de dépendance entre les ordres du jour (par exemple, l'ordre du jour B ne peut être abordé qu'après la fin de l'ordre du jour A) ;

Importer les participants

Ajout manuel

• Cliquez sur « Gestion du personnel » --- « Nouveau personnel » ;
• Remplissez le nom, le sexe, le poste, l'organisme, le service, les coordonnées, l'e-mail et autres informations ;
• Téléchargez une photo personnelle (utilisée pour la reconnaissance faciale lors de la signature, facultatif) ;
• Définissez le rôle du personnel : Participant ordinaire / Président / Secrétaire / Observateur ;
• Cliquez sur « Enregistrer » ;

Import par lots

• Cliquez sur « Gestion du personnel » --- « Import par lots » ;
• Téléchargez le modèle d'importation (format Excel), et remplissez les informations selon le format du modèle ;
• Description des champs du modèle :
  • Nom (Obligatoire) : Nom du participant ;
  • Poste : Poste ou titre ;
  • Organisme : Organisme ou service d'appartenance ;
  • Service : Nom du service spécifique ;
  • Mobile : Numéro de téléphone portable, utilisé pour les notifications de réunion ;
  • E-mail : Adresse e-mail, utilisée pour envoyer les documents de réunion ;
  • Rôle : Ordinaire/Président/Secrétaire/Observateur ;
  • Groupe : Étiquette de groupe d'appartenance, utilisée pour le filtrage rapide ;
• Sélectionnez le fichier Excel complété et cliquez sur « Importer » ;
• Le système vérifiera automatiquement le format des données et affichera les résultats de l'importation (nombre de succès/échecs) ;
• Les données en échec peuvent être téléchargées sous forme de rapport d'erreur, corrigées, puis réimportées ;

astuce

• Il est recommandé de maintenir la base de données du personnel à l'avance, et de sélectionner directement dans la base de données du personnel lors de la création de réunions ultérieurement ;
• Prend en charge la synchronisation des informations du personnel depuis les systèmes OA, DingTalk et WeChat Work (nécessite une configuration d'intégration) ;

Disposition des sièges

Disposition visuelle des sièges

• Cliquez sur « Gestion des sièges » pour entrer dans la page d'édition de la disposition de la salle ;
• Le système génère automatiquement un diagramme de disposition des sièges en fonction de la configuration de la salle de réunion ;
• Faites glisser les participants de la liste du personnel à gauche vers les positions de siège correspondantes ;
• Prend en charge les opérations suivantes :
  • Génération en un clic : Répartition automatique des sièges selon des règles telles que le niveau de poste, l'organisme et le groupe ;
  • Simulation de répartition : Prévisualisez l'effet de la répartition, et vérifiez s'il y a des omissions ou des conflits ;
  • Mécanisme d'absence : Marquez le personnel absent, laissez le siège vide ou remplissez automatiquement la vacance ;
  • Mécanisme d'ajout : Ajoutez temporairement des participants, et recherchez automatiquement un siège vide pour les installer ;
  • Mécanisme d'échange : Faites glisser pour échanger le personnel entre deux sièges ;
  • Ajustement par lots : Sélectionnez plusieurs personnels pour les déplacer par lots vers une zone désignée ;
• Après avoir confirmé que la répartition est correcte, cliquez sur « Publier les informations de siège » ;
• Après la mise sous tension du terminal, il se synchronisera automatiquement et affichera les informations du personnel correspondant au siège ;

info

Après la publication de la disposition des sièges, les cartes de table électroniques se mettront à jour automatiquement pour afficher le nom, le poste et autres informations du personnel correspondant au siège. Si des ajustements sont nécessaires, il suffit de republier, et les terminaux se rafraîchiront automatiquement.

Modèles de disposition des sièges

• Le système prédéfinit une variété de modèles de disposition courants :
  • Table de conférence rectangulaire (Simple rangée / Double rangée) ;
  • Table de conférence en U ;
  • Table de conférence ronde / ovale ;
  • Style salle de classe ( rangées × colonnes ) ;
  • Style auditorium (Disposition en gradins) ;
  • Disposition personnalisée (Dessiner manuellement les positions des sièges) ;
• Prend en charge l'enregistrement des dispositions personnalisées comme modèles pour une utilisation directe la prochaine fois ;

Mise sous tension et accès du terminal

Étapes de mise sous tension

• Appuyez sur le bouton d'alimentation du terminal (généralement situé sur le côté ou le panneau avant), et attendez le démarrage du système ;
• Le logo de la marque et la progression du chargement sont affichés pendant le démarrage ;
• Après la fin du démarrage, le terminal recherche et se connecte automatiquement au serveur de réunion ;
• Après une connexion réussie, la page de bienvenue et les informations de la réunion en cours sont affichées ;
• Si « Aucune réunion trouvée » est affiché, veuillez vérifier la connexion réseau ou contacter l'administrateur pour confirmer si la réunion a été créée ;

Configuration manuelle du serveur

• Si le terminal est utilisé pour la première fois ou si le serveur est changé, l'IP du serveur doit être configurée manuellement :
• Entrez dans « Paramètres système » --- « Paramètres réseau » du terminal ;
• Sélectionnez « Configuration du serveur » ;
• Saisissez l'adresse IP du serveur (par exemple, 192.168.10.100) et le port (8080) ;
• Cliquez sur « Test de connexion » pour confirmer que la connexion est normale ;
• Cliquez sur « Enregistrer », et le terminal se reconnectera au nouveau serveur ;

Diagnostic réseau

• Si le terminal ne peut pas se connecter au serveur, vous pouvez utiliser l'outil de diagnostic réseau intégré :
• Entrez dans « Paramètres système » --- « Diagnostic réseau » ;
• Les diagnostics suivants peuvent être effectués :
  • Test Ping : Teste la connectivité avec le serveur et la passerelle ;
  • Test DNS : Teste si la résolution de noms de domaine est normale ;
  • Test de bande passante : Teste la bande passante réseau actuelle ;
  • Tracé de route : Trace le chemin de transmission des paquets de données ;
• Les résultats du diagnostic afficheront la cause du problème et les solutions suggérées ;

info

• Lors du premier accès du terminal, l'adresse IP du serveur peut devoir être saisie manuellement ;
• Entrez dans « Paramètres système » --- « Paramètres réseau », et confirmez que la configuration de l'IP du serveur est correcte ;
• Il est recommandé de configurer le réseau du terminal en acquisition automatique DHCP pour éviter les conflits d'IP ;

Signature de la réunion

Lancer la signature

• L'administrateur de la réunion clique sur « Lancer la signature » dans le backend ;
• Définissez les paramètres de signature :
  • Méthode de signature : Signature manuscrite / Cliquer pour confirmer / Reconnaissance faciale (Facultatif) ;
  • Durée de signature : Définissez le temps de signature valide (par exemple, 10 minutes) ;
  • Autoriser la signature de rattrapage : Oui/Non ;
  • Compte à rebours de signature : Définissez le compte à rebours de préparation (par exemple, 30 secondes) ;
• Cliquez sur « Démarrer », et tous les terminaux basculent automatiquement vers la page de signature ;
• L'écran grand format peut afficher la progression de la signature et le taux de signature en temps réel ;

Signature manuscrite

• Les participants utilisent un stylet ou un doigt pour signer dans la zone de signature à l'écran ;
• La zone de signature prend en charge l'écriture en plein écran, et l'épaisseur du trait est réglable ;
• Après l'écriture, cliquez sur « Confirmer », et l'image de la signature est automatiquement téléchargée vers le serveur ;
• En cas d'erreur d'écriture, vous pouvez cliquer sur « Effacer » pour resigner ;
• Après la signature, le terminal retourne automatiquement à l'interface principale de la réunion ;

Gestion des signatures

• L'administrateur peut visualiser la progression de la signature en temps réel :
  • Liste du personnel signé (marque verte) ;
  • Liste du personnel non signé (marque grise) ;
  • Statistiques du taux de signature (pourcentage) ;
  • Enregistrement de l'heure de signature (précision à la seconde) ;
• Prend en charge la signature de rattrapage manuelle (marquer la signature pour le personnel qui n'est pas présent mais a demandé un congé) ;
• Prend en charge l'exportation des enregistrements de signature (format Excel/PDF) ;

astuce

• Il est recommandé de définir la durée de signature à 10-15 minutes pour donner aux participants suffisamment de temps ;
• De la musique de bienvenue ou des instructions de réunion peuvent être diffusées pendant le processus de signature pour renforcer le sentiment de cérémonie ;
• Les données de signature peuvent être projetées sur l'écran grand format en temps réel pour créer une atmosphère de réunion ;

Parcourir les documents de réunion

Entrer dans la réunion

• Après la fin de la signature, le terminal entre automatiquement dans l'interface principale de la réunion ;
• L'interface principale affiche le nom de la réunion en cours, la progression de l'ordre du jour, et les modules de fonction disponibles ;
• Cliquez sur « Ordre du jour de la réunion » pour consulter les documents de réunion par sujet ;

Parcourir les fichiers

• Cliquez sur le nom du fichier pour l'ouvrir et le consulter ;
• Opérations prises en charge :
  • Zoom : Pincez avec deux doigts pour zoomer, cliquez sur le bouton de zoom ;
  • Tourner la page : Faites glisser vers la gauche et la droite pour tourner la page, cliquez sur le bouton de tourner la page ;
  • Sauter : Saisissez le numéro de page pour sauter directement, cliquez sur la table des matières pour sauter ;
  • Recherche : Saisissez des mots-clés pour rechercher le contenu du document (pris en charge par PDF/Word) ;
  • Plein écran : Cliquez sur le bouton plein écran pour masquer le menu et maximiser la zone de lecture ;
• Formats de fichier pris en charge :
  • Documents : Word, Excel, PowerPoint, PDF, TXT ;
  • Images : JPG, PNG, BMP, GIF (prend en charge le zoom, la lecture de diaporama) ;
  • Vidéos : MP4, AVI, MKV (prend en charge le contrôle de lecture, la lecture en plein écran) ;
• Les fichiers sans permission de visualisation seront automatiquement bloqués et non affichés sur le terminal ;

Permissions d'opération sur les fichiers

• Selon les permissions définies par l'administrateur, le terminal affiche différents boutons d'opération :
  • Visualisation uniquement : Peut uniquement consulter, ne peut pas annoter ni télécharger ;
  • Annotable : Consulter + annotation manuscrite ;
  • Téléchargeable : Consulter + annoter + télécharger en local ;

info

• Lors de la lecture de fichiers vidéo, prend en charge le réglage du volume, de la luminosité et de la vitesse de lecture ;
• Les documents de plusieurs pages prennent en charge l'aperçu des vignettes pour un positionnement rapide vers la page cible ;
• Vous pouvez passer à d'autres modules de fonction à tout moment pendant la consultation, et la dernière position de consultation sera conservée après le retour ;

Annotation de fichiers

Entrer en mode annotation

• Ouvrez le fichier de réunion qui doit être annoté ;
• Cliquez sur le bouton flottant « Annoter » à l'écran pour entrer en mode annotation ;
• La barre d'outils d'annotation est affichée en bas ou sur le côté de l'écran ;

Outils d'annotation

• Pinceau : Écriture et encerclement libres, prend en charge le réglage de l'épaisseur (1px~10px) et de la couleur (12 couleurs disponibles) ;
• Surligneur : Met en évidence le contenu clé, prend en charge le réglage de la transparence ;
• Gomme : Efface le contenu de l'annotation, prend en charge l'effacement par point et par zone ;
• Annuler/Rétablir : Prend en charge l'annulation et la rétablissement de plusieurs étapes ;
• Saisie de texte : Cliquez pour ajouter des annotations textuelles, prend en charge les paramètres de police, de taille et de couleur ;
• Outils de forme : Formes prédéfinies telles que lignes droites, flèches, rectangles, ellipses et cercles ;
• Outil de signature : Insère rapidement la signature personnelle (doit être préconfigurée) ;

Enregistrer l'annotation

• Cliquez sur « Enregistrer » après la fin de l'annotation ;
• Sélectionnez l'emplacement de sauvegarde :
  • Enregistrer en local : Uniquement enregistré sur le terminal actuel, peut être effacé après la fin de la réunion ;
  • Télécharger vers le serveur : Enregistré sur le serveur, peut être consulté sur d'autres terminaux, et conservé après l'archivage de la réunion ;
  • Partager l'annotation : Partagez le contenu de l'annotation avec des personnes désignées ou tous les participants ;
• Prend en charge l'ajout de notes aux annotations pour faciliter la consultation ultérieure ;

Consulter les annotations des autres

• Cliquez sur « Voir les annotations » pour afficher la liste des annotations de tous les personnels pour ce fichier ;
• Peut choisir d'afficher/masquer les annotations de personnels spécifiques ;
• Prend en charge le filtrage par type d'annotation (pinceau/texte/forme/surligneur) ;
• Cliquez sur l'entrée d'annotation pour sauter automatiquement à la position de la page de l'annotation ;

info

• Les annotations de plusieurs personnes ne s'interfèrent pas, et le contenu de l'annotation de chaque personne est enregistré indépendamment et distingué par différentes couleurs ;
• Le contenu de l'annotation peut être superposé, et prend en charge le réglage de l'ordre des couches d'annotation ;
• Les fichiers annotés prennent en charge l'exportation au format PDF, conservant le fichier original et les couches d'annotation ;

Diffusion d'écran

Lancer la diffusion

• Cliquez sur le bouton « Diffusion d'écran » sur le terminal ;
• Sélectionnez le mode de diffusion :
  • Diffusion libre : Les autres terminaux peuvent choisir de suivre et de visualiser, et peuvent toujours consulter librement les fichiers locaux ; adapté aux scénarios de discussion et de partage ;
  • Diffusion forcée : Permission du terminal du président, tous les terminaux sont forcés d'afficher le contenu de la diffusion et ne peuvent pas quitter ; adapté aux scénarios d'explication unifiée ;
• Sélectionnez la portée de la diffusion :
  • Tous les terminaux : Diffuser vers tous les terminaux de la salle de réunion ;
  • Groupe désigné : Diffuser uniquement vers les terminaux du groupe désigné ;
  • Terminal désigné : Sélectionner des terminaux individuels pour la diffusion ;
  • Grand écran uniquement : Diffuser uniquement vers le terminal de projection/l'écran grand format ;
• Cliquez sur « Démarrer la diffusion », et l'écran local est synchronisé en temps réel vers le terminal cible ;

Opérations pendant la diffusion

• Initiateur de la diffusion :
  • Peut continuer à opérer la machine locale, et toutes les opérations sont synchronisées en temps réel vers le récepteur ;
  • Peut changer le contenu de la diffusion (document/tableau blanc/bureau/signal externe) ;
  • Peut cliquer sur « Terminer la diffusion » à tout moment pour restaurer l'opération indépendante de chaque terminal ;
• Récepteur de la diffusion (Mode diffusion libre) :
  • Peut cliquer sur « Navigation asynchrone » pour quitter la diffusion et consulter librement les fichiers locaux ;
  • Peut cliquer sur « Suivre la diffusion » à tout moment pour revenir à l'état de diffusion ;
  • Peut ajuster la taille de l'écran de diffusion (plein écran/mode fenêtre) ;

Diffusion forcée (Permission du président)

• Le terminal du président sélectionne « Diffusion forcée » ;
• Sélectionnez la source du signal :
  • Écran local : Le contenu actuellement affiché du terminal du président ;
  • Terminal désigné : Sélectionnez l'écran du terminal d'un participant ;
  • Signal externe : Sélectionnez les signaux externes connectés tels que les ordinateurs portables et les caméras ;
• Sélectionnez la portée de la diffusion et cliquez sur « Démarrer » ;
• Tous les terminaux cibles sont forcés d'afficher le contenu de la diffusion, et la barre de menu affiche l'invite « Diffusion forcée en cours » ;
• Le président peut terminer la diffusion forcée à tout moment pour restaurer l'opération indépendante de chaque terminal ;

info

• Pendant la diffusion, l'initiateur peut cliquer sur « Terminer la diffusion » à tout moment pour restaurer l'opération indépendante de chaque terminal ;
• L'écran de diffusion prend en charge la transmission HD 1080P, avec un taux de rafraîchissement pouvant atteindre 30 ips ;
• Lorsque la bande passante réseau est insuffisante, le système réduira automatiquement la qualité de l'image pour garantir la fluidité ;
• Il est recommandé de fermer les programmes en arrière-plan inutiles pendant la diffusion pour réduire l'utilisation des ressources système ;

Vote

Créer un vote (Permission du président/secrétaire)

• Le terminal du président ou le backend de l'administrateur lance un vote ;
• Définissez les paramètres de vote :
  • Titre du vote : par exemple, « Vote sur la proposition XX » ;
  • Type de vote : Pour/Contre/Abstention, Notation (1-5 points / 1-10 points), Choix multiple, Classement ;
  • Options de vote : Saisissez le contenu des options, prend en charge jusqu'à 8 options ;
  • Durée du vote : Définissez le temps de vote valide (par exemple, 5 minutes) ;
  • Participants : Tous les participants / Groupe désigné / Personnel désigné ;
  • Mode de vote : Vote à bulletin secret / Vote à bulletin ouvert ;
  • Publication des résultats : Publication automatique / Publication manuelle / Non publiée ;
• Cliquez sur « Lancer le vote », et le terminal affiche automatiquement la page de vote ;

Participer au vote

• Le terminal affiche automatiquement la page de vote, affichant le sujet du vote et les options ;
• Les participants sélectionnent une option et cliquent sur « Confirmer » ;
• Pendant la période de vote, vous pouvez reselectionner et confirmer, et le choix final prévaut ;
• Le vote à bulletin secret n'affiche pas les informations de l'électeur, tandis que le vote à bulletin ouvert enregistre le nom de l'électeur ;
• Après le dépassement du temps de vote, il se termine automatiquement, et le personnel qui n'a pas voté est considéré comme s'étant abstenu ;

Voir les résultats

• Après la fin du vote, les résultats sont affichés en temps réel :
  • Nombre de votes et pourcentage pour chaque option (affichés en graphique à barres/diagramme circulaire) ;
  • Le vote à bulletin ouvert permet de voir le choix de vote de chaque personne ;
  • Statistiques du taux de participation au vote ;
• Les résultats peuvent être projetés sur l'écran grand format pour affichage ;
• Prend en charge l'exportation des résultats du vote (format Excel/PDF) ;

astuce

• Pendant la période de vote, vous pouvez reselectionner et confirmer, et le choix final prévaut ;
• Il est recommandé de définir la durée du vote à 3-5 minutes, et les votes importants peuvent être prolongés à 10 minutes ;
• Les résultats du vote peuvent être définis sur « Ne pas publier pour l'instant », et publiés après confirmation du président, adapté aux sujets sensibles ;

Appel de service

Initier une demande de service

• Cliquez sur le bouton « Appel de service » sur le terminal ;
• Sélectionnez un type de service prédéfini :
  • Thé : Thé vert, thé noir, café, eau minérale, etc. ;
  • Papeterie : Papier A4, papier mémo, stylo bille, crayon, etc. ;
  • Personnel technique : Panne d'équipement, problèmes réseau, consultation d'opération, etc. ;
  • Personnel de service : Nettoyage, réapprovisionnement en eau, réglage de la température, etc. ;
• Ou personnalisez le texte de la demande de service (maximum 100 caractères) ;
• Cliquez sur « Envoyer », et la demande de service est poussée vers le serveur de service de thé ;
• Le terminal affiche l'invite « Demande de service envoyée », en attendant une réponse ;

Réponse au service

• Le personnel de service reçoit la demande via le serveur de service de thé ;
• Affiche le numéro de siège, le nom, le type de service et les besoins personnalisés du demandeur ;
• Le personnel de service clique sur « Accepter », et le terminal affiche « Service répondu » ;
• Après la fin du service, le personnel de service clique sur « Terminer », et la demande est fermée ;
• Prend en charge le rappel de dépassement de délai de service (par exemple, rappel automatique si non répondu dans les 5 minutes) ;

info

• Les demandes de service prennent en charge le marquage de priorité (Normal/Urgent), et les demandes urgentes feront l'objet d'un rappel spécial ;
• Prend en charge le traitement par lots de plusieurs demandes de service du même type pour améliorer l'efficacité du service ;
• Les données de service peuvent être comptabilisées pour évaluer la qualité du service de réunion ;

Fin de la réunion et nettoyage des données

Fin normale de la réunion

• Le terminal du président ou le backend de l'administrateur clique sur « Terminer la réunion » ;
• Le système affiche une boîte de dialogue de confirmation, indiquant « Après la fin, tous les fichiers locaux sur les terminaux seront effacés » ;
• Après confirmation, tous les terminaux affichent l'invite « Réunion terminée » ;
• Les fichiers de réunion locaux sur les terminaux sont automatiquement effacés, et le système retourne à l'état initial ;
• Les cartes de table électroniques retournent à l'interface de bienvenue par défaut ou à l'état de veille ;

Archivage après la réunion

• L'administrateur sélectionne « Archivage après la réunion » dans le backend ;
• Le système emballe automatiquement les données suivantes :
  • Informations de base de la réunion (nom, heure, lieu, participants) ;
  • Enregistrements de signature (heure de signature, image de signature, taux de signature) ;
  • Résultats du vote (nombre de votes pour chaque option, détails du vote à bulletin ouvert) ;
  • Fichiers annotés (contenu de l'annotation de tous les personnels, classés par fichier) ;
  • Compte-rendu de la réunion (s'il y en a) ;
  • Enregistrement de la réunion (s'il y en a) ;
  • Enregistrements de demandes de service ;
  • Enregistrements de communication de la réunion ;
• Les fichiers archivés sont enregistrés dans le répertoire désigné sur le serveur, et la période de conservation peut être définie ;
• Prend en charge l'exportation du package d'archive (format ZIP) pour téléchargement sur la machine locale ;

Stratégie de nettoyage des données

• Le système prend en charge la configuration de stratégies de nettoyage automatique :
  • Nettoyage immédiat après la fin de la réunion : Les fichiers locaux des terminaux sont supprimés immédiatement ;
  • Nettoyage après N jours : Les fichiers d'archive sont automatiquement supprimés après le nombre de jours spécifié ;
  • Conservation permanente : Les fichiers d'archive sont conservés en permanence et doivent être supprimés manuellement ;
• Les réunions confidentielles sont forcées d'activer la stratégie « Nettoyage immédiat après la réunion », qui ne peut pas être modifiée ;

attention

Après la fin de la réunion, les fichiers locaux des terminaux seront automatiquement supprimés de manière irréversible. Veuillez vous assurer de sauvegarder les fichiers annotés importants sur le serveur ou de les exporter à l'avance. Après la fin d'une réunion confidentielle, toutes les données des terminaux ne peuvent pas être récupérées. Veuillez vous assurer que tous les documents nécessaires ont été complètement archivés.