Schnellstartanleitung

Systemverbindung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das System zu verbinden:

• Installieren Sie die papierlosen Besprechungsterminals und elektronischen Tischkarten an den vorgesehenen Plätzen und stellen Sie sicher, dass der Hubmechanismus reibungslos funktioniert (für Hubterminals);
• Verbinden Sie die Terminals über Netzwerkkabel mit dem POE-Switch (oder Standard-Switch + Netzteil);
• Verbinden Sie den POE-Switch über ein Netzwerkkabel mit dem Besprechungsmanagement-Serverhost;
• Schließen Sie den Großbildschirm/Projektor über HDMI/VGA-Kabel an die Matrix oder den Ausgangsport des vorgesehenen Terminals an;
• Schließen Sie den Getränkeservice-Computer an dasselbe Netzwerk an;
• Schließen Sie die Netzkabel an die Stromanschlüsse der einzelnen Terminals an und stellen Sie sicher, dass die Erdung ordnungsgemäß ist;
• Schalten Sie den Netzwerk-Switch, den Server und alle Terminals ein;
• Überprüfen Sie den Status der Netzwerk-LEDs aller Terminals, um sicherzustellen, dass die Netzwerkverbindung normal ist;

warnung

• Die Installations- und Nutzungsumgebung des Systems sollte sauber und bei angemessener Temperatur und Luftfeuchtigkeit gehalten werden, gut belüftet sein und keine Lüftungsöffnungen verdecken;
• Alle Netzschalter, Stecker, Steckdosen und Netzkabel der Geräte im System müssen sicher isoliert sein;
• Schließen Sie zunächst alle Peripheriegeräte an und schalten Sie dann das System ein;
• Stellen Sie bei der Installation von Hubterminals sicher, dass die Desktop-Öffnungsgröße zum Terminal passt und während des Hubvorgangs keine Hindernisse im Weg sind;
• Bei Problemen konsultieren Sie bitte den Abschnitt „FAQ“. Wenn das Problem nicht gelöst werden kann, wenden Sie sich bitte an den Kundendienst des Herstellers.

Systemtopologie_Rein verkabeltes Netzwerk

Systemtopologie_Verkabeltes + Drahtloses Hybridnetzwerk

Bereitstellung der Besprechungsmanagement-Plattform

Installationsumgebungsanforderungen

Element	Minimalkonfiguration	Empfohlene Konfiguration
Betriebssystem	Windows 10 / Ubuntu 20.04	Windows Server 2019 / Ubuntu 22.04 LTS
CPU	Intel Core i5 Quad-Core	Intel Core i7 Octa-Core / Xeon E5
Arbeitsspeicher	8GB DDR4	16GB DDR4
Festplatte	128GB SSD	512GB SSD + 1TB HDD (Datenträger)
Netzwerk	Gigabit-Ethernet	Gigabit-Ethernet, eigenes Netzwerksegment
Grafikkarte	Integrierte Grafik	Dedizierte Grafikkarte (für Besprechungsaufzeichnung/Live-Streaming-Szenarien)

Installationsschritte

Installation in Windows-Umgebung:

• Laden Sie das Installationspaket der Besprechungsmanagement-Plattform vom Dateiserver herunter (CMP_Server_Setup_vxxx.exe);
• Doppelklicken Sie auf das Installationsprogramm und folgen Sie dem Assistenten, um die Installation abzuschließen. Es wird empfohlen, auf einer Nicht-Systemfestplatte (z. B. Laufwerk D) zu installieren;
• Während der Installation werden der Webserver, die Datenbank und der Dateispeicherdienst automatisch konfiguriert;
• Nach der Installation greifen Sie über den Browser auf die Verwaltungsoberfläche unter http://192.168.10.100:8080/admin zu;
• Melden Sie sich mit dem Standard-Administratorkonto an: admin / admin123;
• Ändern Sie bitte das Administratorpasswort sofort nach der ersten Anmeldung und verknüpfen Sie die Administrator-E-Mail/Telefonnummer;

Installation in Linux-Umgebung:

• Laden Sie das Linux-Installationspaket vom Dateiserver herunter (CMP_Server_Install_vxxx.sh);
• Gewähren Sie Ausführungsberechtigung: chmod +x CMP_Server_Install_vxxx.sh;
• Führen Sie das Installationsskript aus: sudo ./CMP_Server_Install_vxxx.sh;
• Geben Sie die Konfigurationsinformationen wie Installationspfad und Datenbankpasswort entsprechend den Eingabeaufforderungen ein;
• Überprüfen Sie nach der Installation den Dienststatus mit systemctl status cmp-server;
• Greifen Sie über den Browser auf die Verwaltungsoberfläche zu, um die Erstanmeldungskonfiguration abzuschließen;

info

• Es wird empfohlen, die Server-IP als statische IP festzulegen, um Verbindungsprobleme der Terminals nach einem Neustart aufgrund von IP-Änderungen zu vermeiden;
• Die Server-Firewall muss die Ports 8080 (Webdienst), 3306 (Datenbank, bei Verwendung einer externen Datenbank), 22 (SSH) usw. freigeben;
• Bei externem Netzwerkzugriff wird empfohlen, ein SSL-Zertifikat zu konfigurieren und den HTTPS-Protokoll zu verwenden;

Erstkonfigurations-Assistent

Nach der Anmeldung an der Verwaltungsoberfläche führt das System durch die folgenden Grundkonfigurationen:

• Administratorpasswort ändern: Legen Sie ein starkes Passwort fest, das Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält;
• Serverinformationen konfigurieren: Legen Sie den Servernamen, die Zeitzone und die Zeitsynchronisierungsmethode (NTP) fest;
• Netzwerkparameter konfigurieren: Bestätigen Sie die Server-IP, Subnetzmaske, Gateway und DNS;
• Speicherpfad konfigurieren: Legen Sie das Verzeichnis für Besprechungsdateien, das Backup-Verzeichnis und das Log-Verzeichnis fest;
• E-Mail/SMS-Dienst konfigurieren: Wird für Besprechungsbenachrichtigungen, Passwortwiederherstellung und andere Funktionen verwendet (optional);
• Lizenz importieren: Laden Sie die Lizenzdatei hoch, um die Systemfunktionen zu aktivieren (Testversion kann übersprungen werden);
• Besprechungsraum erstellen: Fügen Sie Besprechungsrauminformationen hinzu, legen Sie die Anzahl der Sitzplätze und den Layouttyp fest;
• Terminalgeräte hinzufügen: Geben Sie die Terminal-MAC-Adresse und Gerätenummer ein und verknüpfen Sie sie mit dem entsprechenden Besprechungsraum;

Besprechung erstellen

Neue Besprechung

• Melden Sie sich an der Besprechungsmanagement-Plattform an;
• Klicken Sie im linken Menü auf „Besprechungsmanagement“ --- „Neue Besprechung“;
• Füllen Sie die grundlegenden Besprechungsinformationen aus:
  • Besprechungsname: z. B. „Strategieplanungsbesprechung 2026“;
  • Besprechungstyp: Reguläre Besprechung / Vertrauliche Besprechung / Periodische Besprechung;
  • Startzeit: Wählen Sie das Startdatum und die Startzeit der Besprechung;
  • Endzeit: Wählen Sie die geschätzte Endzeit (kann später angepasst werden);
  • Besprechungsort: Wählen Sie den erstellten Besprechungsraum;
  • Veranstalter: Geben Sie den Namen der veranstaltenden Abteilung oder Organisation ein;
  • Besprechungseinleitung: Beschreiben Sie kurz das Thema und den Zweck der Besprechung;
• Wählen Sie Teilnehmer: Wählen Sie aus der Personaldatenbank oder wählen Sie nach Gruppen stapelweise aus;
• Legen Sie Besprechungsoptionen fest:
  • Anwesenheitserfassung aktivieren: Ja/Nein;
  • Abstimmung aktivieren: Ja/Nein;
  • Besprechungskommunikation erlauben: Ja/Nein;
  • Dateidownload erlauben: Ja/Nein;
  • Besprechungsaufzeichnung aktivieren: Ja/Nein (erfordert Autorisierung);
  • Vertraulichkeitsstufe: Öffentlich / Intern / Geheim / Vertraulich;
• Klicken Sie auf „Speichern“, die Besprechung wurde erfolgreich erstellt;

Besprechungsunterlagen hochladen

• Klicken Sie auf der Besprechungsdetailseite auf die Registerkarte „Materialmanagement“;
• Klicken Sie auf „Datei hochladen“ und wählen Sie lokale Dateien aus (Stapelauswahl wird unterstützt);
• Unterstützte Dateiformate: Word(doc/docx), Excel(xls/xlsx), PowerPoint(ppt/pptx), PDF, TXT, JPG, PNG, MP4 usw.;
• Nach dem Hochladen der Dateien können Sie für jede Datei Berechtigungen festlegen:
  • Anzeigeberechtigung: Öffentlich / Nach Rolle / Nach Person;
  • Betriebsberechtigung: Nur anzeigen / Kommentierbar / Herunterladbar;
  • Tagesordnung zuordnen: Ordnen Sie die Datei einem bestimmten Tagesordnungspunkt zu, sie wird automatisch angezeigt, wenn der Tagesordnungspunkt beginnt;
• Unterstützt die Erstellung von Ordnern zur klassifizierten Dateiverwaltung und Drag-and-Drop-Sortierung;
• Unterstützt die Festlegung von Datei-Wasserzeichen (Benutzername, Zeit, Besprechungsname), um Screenshots-Lecks zu verhindern;

tipp

Es wird empfohlen, die Unterlagen mindestens 30 Minuten vor der Besprechung hochzuladen, um sicherzustellen, dass alle Terminals genügend Zeit zum Synchronisieren und Herunterladen haben. Große Dateien (Videos usw.) sollten im Voraus hochgeladen werden.

Tagesordnung festlegen

• Klicken Sie auf der Besprechungsdetailseite auf die Registerkarte „Tagesordnungsmanagement“;
• Klicken Sie auf „Neuer Tagesordnungspunkt“, geben Sie den Tagesordnungsnamen, die geschätzte Dauer und die Tagesordnungseinleitung ein;
• Ordnen Sie die hochgeladenen Dateien dem entsprechenden Tagesordnungspunkt zu;
• Legen Sie die Tagesordnungsreihenfolge fest, Drag-and-Drop-Anpassung wird unterstützt;
• Legen Sie den Tagesordnungssprecher fest (optional);
• Unterstützt die Festlegung von Abhängigkeiten zwischen Tagesordnungspunkten (z. B. kann Tagesordnungspunkt B erst nach Abschluss von Tagesordnungspunkt A bearbeitet werden);

Teilnehmer importieren

Manuelles Hinzufügen

• Klicken Sie auf „Personalmanagement“ --- „Neue Person“;
• Füllen Sie Name, Geschlecht, Position, Organisation, Abteilung, Kontaktinformationen, E-Mail und andere Informationen aus;
• Laden Sie ein persönliches Foto hoch (für die Anwesenheitserfassung per Gesichtserkennung, optional);
• Legen Sie die Personenrolle fest: Regulärer Teilnehmer / Vorsitzender / Sekretär / Beobachter;
• Klicken Sie auf „Speichern“;

Stapelimport

• Klicken Sie auf „Personalmanagement“ --- „Stapelimport“;
• Laden Sie die Importvorlage (Excel-Format) herunter und füllen Sie die Informationen gemäß dem Vorlagenformat aus;
• Vorlagenfeldbeschreibung:
  • Name (Erforderlich): Name des Teilnehmers;
  • Position: Position oder Titel;
  • Organisation: Zugehörige Organisation oder Abteilung;
  • Abteilung: Spezifischer Abteilungsname;
  • Mobiltelefon: Handynummer, wird für Besprechungsbenachrichtigungen verwendet;
  • E-Mail: E-Mail-Adresse, wird zum Senden von Besprechungsunterlagen verwendet;
  • Rolle: Regulär/Vorsitzender/Sekretär/Beobachter;
  • Gruppe: Zugehörige Gruppenbezeichnung, wird für schnelle Filterung verwendet;
• Wählen Sie die ausgefüllte Excel-Datei aus und klicken Sie auf „Importieren“;
• Das System überprüft automatisch das Datenformat und zeigt die Importergebnisse (Erfolgs-/Fehleranzahl) an;
• Fehlgeschlagene Daten können als Fehlerbericht heruntergeladen, korrigiert und erneut importiert werden;

tipp

• Es wird empfohlen, die Personaldatenbank im Voraus zu pflegen und bei der späteren Erstellung von Besprechungen direkt aus der Personaldatenbank auszuwählen;
• Unterstützt die Synchronisierung von Personeninformationen aus OA-Systemen, DingTalk und WeChat Work (erfordert Konfigurationsintegration);

Sitzplatzanordnung

Visuelle Sitzplatzanordnung

• Klicken Sie auf „Sitzplatzmanagement“, um die Seite zur Bearbeitung des Raumlayouts zu öffnen;
• Das System generiert automatisch ein Sitzplatzlayout-Diagramm basierend auf der Besprechungsraumkonfiguration;
• Ziehen Sie Teilnehmer aus der Personalliste links auf die entsprechenden Sitzplatzpositionen;
• Unterstützt die folgenden Operationen:
  • Ein-Klick-Generierung: Automatische Sitzplatzanordnung nach Regeln wie Positionsebene, Organisation und Gruppe;
  • Anordnung simulieren: Vorschau des Anordnungseffekts, Überprüfung auf Auslassungen oder Konflikte;
  • Abwesenheitsmechanismus: Abwesende Personen markieren, Sitzplatz leer lassen oder automatisch nachbesetzen;
  • Hinzufügungsmechanismus: Teilnehmer vorübergehend hinzufügen, automatisch einen freien Sitzplatz suchen und zuweisen;
  • Tauschmechanismus: Zwei Sitzplätze per Drag-and-Drop tauschen;
  • Stapelanpassung: Mehrere Personen auswählen und stapelweise in einen bestimmten Bereich verschieben;
• Nach Bestätigung, dass die Anordnung korrekt ist, klicken Sie auf „Sitzplatzinformationen veröffentlichen“;
• Nach dem Einschalten des Terminals werden die Personeninformationen des entsprechenden Sitzplatzes automatisch synchronisiert und angezeigt;

info

Nach der Veröffentlichung der Sitzplatzanordnung aktualisieren die elektronischen Tischkarten automatisch die Anzeige mit Name, Position und anderen Informationen der Person des entsprechenden Sitzplatzes. Bei Bedarf können Sie einfach erneut veröffentlichen, und die Terminals aktualisieren sich automatisch.

Sitzplatzlayout-Vorlagen

• Das System enthält verschiedene gängige Layout-Vorlagen:
  • Rechteckiger Besprechungstisch (Einreihig/Zweireihig);
  • U-förmiger Besprechungstisch;
  • Runder/ovaler Besprechungstisch;
  • Klassenzimmer-Stil ( Reihen × Spalten );
  • Auditorium-Stil (gestaffelte Anordnung);
  • Benutzerdefiniertes Layout (Sitzplatzpositionen manuell zeichnen);
• Unterstützt das Speichern benutzerdefinierter Layouts als Vorlagen zur direkten Verwendung beim nächsten Mal;

Terminal einschalten und verbinden

Einschalt-Schritte

• Drücken Sie die Ein-/Aus-Taste des Terminals (normalerweise an der Seite oder an der Frontplatte) und warten Sie, bis das System startet;
• Während des Startvorgangs werden das Markenlogo und der Ladebalken angezeigt;
• Nach dem Startvorgang sucht das Terminal automatisch nach dem Besprechungsserver und verbindet sich damit;
• Nach erfolgreicher Verbindung werden die Willkommensseite und die aktuellen Besprechungsinformationen angezeigt;
• Wenn „Keine Besprechung gefunden“ angezeigt wird, überprüfen Sie bitte die Netzwerkverbindung oder wenden Sie sich an den Administrator, um zu bestätigen, ob die Besprechung erstellt wurde;

Manuelle Serverkonfiguration

• Wenn das Terminal zum ersten Mal verwendet wird oder der Server gewechselt wird, muss die Server-IP manuell konfiguriert werden:
• Öffnen Sie „Systemeinstellungen“ --- „Netzwerkeinstellungen“ am Terminal;
• Wählen Sie „Serverkonfiguration“;
• Geben Sie die Server-IP-Adresse (z. B. 192.168.10.100) und den Port (8080) ein;
• Klicken Sie auf „Verbindungstest“, um zu bestätigen, dass die Verbindung normal ist;
• Klicken Sie auf „Speichern“, das Terminal wird sich mit dem neuen Server neu verbinden;

Netzwerkdiagnose

• Wenn das Terminal keine Verbindung zum Server herstellen kann, können Sie das integrierte Netzwerkdiagnose-Tool verwenden:
• Öffnen Sie „Systemeinstellungen“ --- „Netzwerkdiagnose“;
• Die folgenden Diagnosen können durchgeführt werden:
  • Ping-Test: Testet die Verbindung zum Server und Gateway;
  • DNS-Test: Testet, ob die Domain-Namensauflösung normal ist;
  • Bandbreitentest: Testet die aktuelle Netzwerkbandbreite;
  • Routenverfolgung: Verfolgt den Datenpaket-Übertragungspfad;
• Die Diagnoseergebnisse zeigen die Ursache des Problems und vorgeschlagene Lösungen an;

info

• Beim ersten Anschluss des Terminals muss möglicherweise die Server-IP-Adresse manuell eingegeben werden;
• Öffnen Sie „Systemeinstellungen“ --- „Netzwerkeinstellungen“ und bestätigen Sie, dass die Server-IP-Konfiguration korrekt ist;
• Es wird empfohlen, die Terminal-Netzwerkkonfiguration auf DHCP-Automatische Bezug einzustellen, um IP-Konflikte zu vermeiden;

Besprechungs-Anwesenheitserfassung

Anwesenheitserfassung starten

• Der Besprechungsadministrator klickt im Backend auf „Anwesenheitserfassung starten“;
• Legen Sie die Anwesenheitserfassungsparameter fest:
  • Anwesenheitserfassungsmethode: Handschriftliche Unterschrift / Klicken zur Bestätigung / Gesichtserkennung (Optional);
  • Anwesenheitserfassungsdauer: Legen Sie die gültige Anwesenheitserfassungszeit fest (z. B. 10 Minuten);
  • Nachträgliche Anwesenheitserfassung erlauben: Ja/Nein;
  • Anwesenheitserfassungs-Countdown: Legen Sie den Vorbereitungs-Countdown fest (z. B. 30 Sekunden);
• Klicken Sie auf „Starten“, alle Terminals wechseln automatisch zur Anwesenheitserfassungsseite;
• Der Großbildschirm kann den Anwesenheitserfassungsfortschritt und die Anwesenheitsrate in Echtzeit anzeigen;

Handschriftliche Unterschrift-Anwesenheitserfassung

• Teilnehmer verwenden einen Eingabestift oder Finger, um im Unterschriftenbereich auf dem Bildschirm zu unterschreiben;
• Der Unterschriftenbereich unterstützt Vollbild-Schreiben, die Strichstärke ist einstellbar;
• Nach dem Schreiben klicken Sie auf „Bestätigen“, das Unterschriftenbild wird automatisch auf den Server hochgeladen;
• Bei Schreibfehlern können Sie auf „Löschen“ klicken, um erneut zu unterschreiben;
• Nach der Unterschrift kehrt das Terminal automatisch zur Besprechungshauptoberfläche zurück;

Anwesenheitserfassungsmanagement

• Der Administrator kann den Anwesenheitserfassungsfortschritt in Echtzeit einsehen:
  • Liste der anwesenden Personen (grüne Markierung);
  • Liste der abwesenden Personen (graue Markierung);
  • Anwesenheitsrate-Statistik (Prozentsatz);
  • Anwesenheitserfassungszeit-Eintrag (sekundengenau);
• Unterstützt manuelle Nachträgliche Anwesenheitserfassung (Anwesenheitserfassung für Personen markieren, die nicht anwesend sind, aber Urlaub beantragt haben);
• Unterstützt den Export von Anwesenheitserfassungsdatensätzen (Excel/PDF-Format);

tipp

• Es wird empfohlen, die Anwesenheitserfassungsdauer auf 10-15 Minuten festzulegen, um den Teilnehmern ausreichend Zeit zu geben;
• Während des Anwesenheitserfassungsprozesses können Begrüßungsmusik oder Besprechungshinweise abgespielt werden, um das Zeremoniengefühl zu steigern;
• Anwesenheitserfassungsdaten können in Echtzeit auf den Großbildschirm projiziert werden, um eine Besprechungsatmosphäre zu schaffen;

Besprechungsunterlagen durchsuchen

Besprechung betreten

• Nach Abschluss der Anwesenheitserfassung wechselt das Terminal automatisch zur Besprechungshauptoberfläche;
• Die Hauptoberfläche zeigt den aktuellen Besprechungsnamen, den Tagesordnungsfortschritt und die verfügbaren Funktionsmodule an;
• Klicken Sie auf „Besprechungstagesordnung“, um Besprechungsunterlagen nach Themen zu durchsuchen;

Datei-Durchsuchen

• Klicken Sie auf den Dateinamen, um ihn zu öffnen und durchzusehen;
• Unterstützte Operationen:
  • Zoom: Mit zwei Fingern zusammenziehen zum Zoomen, auf die Zoom-Schaltfläche klicken;
  • Blättern: Nach links und rechts wischen zum Blättern, auf die Blättern-Schaltfläche klicken;
  • Springen: Seitenzahl eingeben zum direkten Springen, auf das Inhaltsverzeichnis klicken zum Springen;
  • Suche: Stichwörter eingeben, um Dokumentinhalte zu durchsuchen (von PDF/Word unterstützt);
  • Vollbild: Auf die Vollbild-Schaltfläche klicken, um das Menü auszublenden und den Lesebereich zu maximieren;
• Unterstützte Dateiformate:
  • Dokumente: Word, Excel, PowerPoint, PDF, TXT;
  • Bilder: JPG, PNG, BMP, GIF (unterstützen Zoom, Diashow-Wiedergabe);
  • Videos: MP4, AVI, MKV (unterstützen Wiedergabesteuerung, Vollbildwiedergabe);
• Dateien ohne Anzeigeberechtigung werden automatisch blockiert und am Terminal nicht angezeigt;

Datei-Betriebsberechtigungen

• Je nach den vom Administrator festgelegten Berechtigungen zeigt das Terminal verschiedene Bedienungsschaltflächen an:
  • Nur anzeigen: Kann nur durchsuchen, nicht kommentieren oder herunterladen;
  • Kommentierbar: Durchsuchen + handschriftliche Kommentare;
  • Herunterladbar: Durchsuchen + kommentieren + lokal herunterladen;

info

• Bei der Wiedergabe von Videodateien werden Lautstärke, Helligkeit und Wiedergabegeschwindigkeit unterstützt;
• Mehrseitige Dokumente unterstützen die Miniaturansicht-Vorschau für schnelles Springen zur Zielseite;
• Während des Durchsuchens können Sie jederzeit zu anderen Funktionsmodulen wechseln, und die letzte Durchsuchungsposition wird nach der Rückkehr beibehalten;

Datei-Kommentierung

Kommentarmodus aktivieren

• Öffnen Sie die zu kommentierende Besprechungsdatei;
• Klicken Sie auf die schwebende „Kommentieren“-Schaltfläche auf dem Bildschirm, um in den Kommentarmodus zu wechseln;
• Die Kommentar-Werkzeugleiste wird am unteren oder seitlichen Rand des Bildschirms angezeigt;

Kommentar-Werkzeuge

• Pinsel: Freies Schreiben und Umkreisen, unterstützt die Einstellung der Strichstärke (1px~10px) und Farbe (12 Farben verfügbar);
• Textmarker: Markiert wichtige Inhalte, unterstützt die Einstellung der Transparenz;
• Radiergummi: Löscht Kommentarinhalte, unterstützt Punktlöschung und Bereichslöschung;
  • Rückgängig/Wiederherstellen: Unterstützt mehrstufiges Rückgängigmachen und Wiederherstellen;
• Texteingabe: Klicken, um Textkommentare hinzuzufügen, unterstützt Schriftart, Schriftgröße und Farbeinstellungen;
• Form-Werkzeuge: Vorgefertigte Formen wie Gerade, Pfeil, Rechteck, Ellipse, Kreis usw.;
• Unterschriften-Werkzeug: Schnelles Einfügen der persönlichen Unterschrift (muss vorab eingestellt werden);

Kommentar speichern

• Klicken Sie nach Abschluss der Kommentierung auf „Speichern“;
• Wählen Sie den Speicherort:
  • Lokal speichern: Nur auf dem aktuellen Terminal gespeichert, kann nach Besprechungsende gelöscht werden;
  • Auf Server hochladen: Auf dem Server gespeichert, kann auf anderen Terminals eingesehen werden, bleibt nach Besprechungsarchivierung erhalten;
  • Kommentar teilen: Kommentarinhalte mit bestimmten Personen oder allen Teilnehmern teilen;
• Unterstützt das Hinzufügen von Notizen zu Kommentaren für die spätere Überprüfung;

Kommentare anderer anzeigen

• Klicken Sie auf „Kommentare anzeigen“, um die Kommentarliste aller Personen für diese Datei anzuzeigen;
• Kann auswählen, Kommentare bestimmter Personen anzuzeigen/auszublenden;
• Unterstützt Filterung nach Kommentartyp (Pinsel/Text/Form/Textmarker);
• Klicken Sie auf den Kommentareintrag, um automatisch zur Seitenposition des Kommentars zu springen;

info

• Kommentare mehrerer Personen beeinflussen sich nicht gegenseitig, der Kommentarinhalt jeder Person wird unabhängig gespeichert und durch verschiedene Farben unterschieden;
• Kommentarinhalte können überlagert angezeigt werden, unterstützt die Anpassung der Kommentar-Ebenenreihenfolge;
• Kommentierte Dateien unterstützen den Export im PDF-Format, wobei die Originaldatei und die Kommentar-Ebenen erhalten bleiben;

Bildschirmübertragung

Bildschirmübertragung starten

• Klicken Sie auf die „Bildschirmübertragung“-Schaltfläche am Terminal;
• Wählen Sie den Übertragungsmodus:
  • Freie Übertragung: Andere Terminals können wählen, ob sie folgen und ansehen, und können weiterhin lokale Dateien frei durchsuchen; geeignet für Diskussions- und Austauschszenarien;
  • Erzwungene Übertragung: Berechtigung des Vorsitzenden-Terminals, alle Terminals werden gezwungen, den Übertragungsinhalt anzuzeigen und können nicht beenden; geeignet für einheitliche Erklärungsszenarien;
• Wählen Sie den Übertragungsbereich:
  • Alle Terminals: Übertragung an alle Terminals im Besprechungsraum;
  • Bestimmte Gruppe: Nur Übertragung an Terminals der bestimmten Gruppe;
  • Bestimmtes Terminal: Einzelne Terminals für die Übertragung auswählen;
  • Nur Großbildschirm: Nur Übertragung an den Projektionsendpunkt/Großbildschirm;
• Klicken Sie auf „Übertragung starten“, der lokale Bildschirm wird in Echtzeit mit dem Zielterminal synchronisiert;

Operationen während der Übertragung

• Übertragungsinitiator:
  • Kann weiterhin das lokale Gerät bedienen, alle Operationen werden in Echtzeit mit dem Empfänger synchronisiert;
  • Kann den Übertragungsinhalt wechseln (Dokument/Whiteboard/Desktop/externes Signal);
  • Kann jederzeit auf „Übertragung beenden“ klicken, um die unabhängige Bedienung jedes Terminals wiederherzustellen;
• Übertragungsempfänger (Freie Übertragung-Modus):
  • Kann auf „Asynchrones Durchsuchen“ klicken, um die Übertragung zu beenden und lokale Dateien frei durchzusehen;
  • Kann jederzeit auf „Übertragung folgen“ klicken, um erneut in den Übertragungszustand zu wechseln;
  • Kann die Übertragungsbildschirmgröße anpassen (Vollbild/Fenstermodus);

Erzwungene Übertragung (Vorsitzendenberechtigung)

• Das Vorsitzenden-Terminal wählt „Erzwungene Übertragung“;
• Wählen Sie die Signalquelle:
  • Lokaler Bildschirm: Aktueller Anzeigeinhalt des Vorsitzenden-Terminals;
  • Bestimmtes Terminal: Bildschirm des Terminals eines bestimmten Teilnehmers auswählen;
  • Externes Signal: Angeschlossene Laptops, Kameras und andere externe Signale auswählen;
• Wählen Sie den Übertragungsbereich und klicken Sie auf „Starten“;
• Alle Zielterminals werden gezwungen, den Übertragungsinhalt anzuzeigen, die Menüleiste zeigt die Meldung „Erzwungene Übertragung läuft“;
• Der Vorsitzende kann die erzwungene Übertragung jederzeit beenden, um die unabhängige Bedienung jedes Terminals wiederherzustellen;

info

• Während der Übertragung kann der Initiator jederzeit auf „Übertragung beenden“ klicken, um die unabhängige Bedienung jedes Terminals wiederherzustellen;
• Der Übertragungsbildschirm unterstützt 1080P HD-Übertragung, die Bildrate kann bis zu 30 fps erreichen;
• Bei unzureichender Netzwerkbandbreite reduziert das System automatisch die Bildqualität, um Flüssigkeit zu gewährleisten;
• Es wird empfohlen, während der Übertragung unnötige Hintergrundprogramme zu schließen, um die Systemressourcennutzung zu reduzieren;

Abstimmung

Abstimmung erstellen (Vorsitzenden/Sekretärberechtigung)

• Das Vorsitzenden-Terminal oder das Administrator-Backend startet eine Abstimmung;
• Legen Sie die Abstimmungsparameter fest:
  • Abstimmungstitel: z. B. „Abstimmung über den XX-Vorschlag“;
  • Abstimmungstyp: Zustimmung/Ablehnung/Enthaltung, Bewertung (1-5 Punkte / 1-10 Punkte), Mehrfachauswahl, Rangfolge;
  • Abstimmungsoptionen: Geben Sie den Optionsinhalt ein, unterstützt bis zu 8 Optionen;
  • Abstimmungsdauer: Legen Sie die gültige Abstimmungszeit fest (z. B. 5 Minuten);
  • Teilnehmer: Alle Teilnehmer / Bestimmte Gruppe / Bestimmte Personen;
  • Abstimmungsmodus: Offene Abstimmung / Geheime Abstimmung;
  • Ergebnisveröffentlichung: Automatische Veröffentlichung / Manuelle Veröffentlichung / Nicht veröffentlichen;
• Klicken Sie auf „Abstimmung starten“, das Terminal öffnet automatisch die Abstimmungsseite;

An der Abstimmung teilnehmen

• Das Terminal öffnet automatisch die Abstimmungsseite und zeigt das Abstimmungsthema und die Optionen an;
• Teilnehmer wählen eine Option und klicken auf „Bestätigen“;
• Während der Abstimmungsperiode können Sie erneut auswählen und bestätigen, die endgültige Auswahl gilt;
• Bei geheimer Abstimmung werden keine Wählerinformationen angezeigt, bei offener Abstimmung wird der Name des Wählers erfasst;
• Nach Ablauf der Abstimmungszeit endet die Abstimmung automatisch, nicht abgestimmte Personen gelten als Enthaltung;

Ergebnisse anzeigen

• Nach Abschluss der Abstimmung werden die Ergebnisse in Echtzeit angezeigt:
  • Stimmenzahl und Prozentsatz für jede Option (angezeigt als Balkendiagramm/Kreisdiagramm);
  • Bei offener Abstimmung kann die Wahlentscheidung jeder Person eingesehen werden;
  • Statistik der Abstimmungsbeteiligung;
• Ergebnisse können auf den Großbildschirm projiziert werden;
• Unterstützt den Export der Abstimmungsergebnisse (Excel/PDF-Format);

tipp

• Während der Abstimmungsperiode können Sie erneut auswählen und bestätigen, die endgültige Auswahl gilt;
• Es wird empfohlen, die Abstimmungsdauer auf 3-5 Minuten festzulegen, wichtige Abstimmungen können auf 10 Minuten verlängert werden;
• Abstimmungsergebnisse können auf „Vorläufig nicht veröffentlichen“ eingestellt werden und nach Bestätigung des Vorsitzenden veröffentlicht werden, geeignet für sensible Themen;

Service anrufen

Serviceanfrage initiieren

• Klicken Sie auf die „Service anrufen“-Schaltfläche am Terminal;
• Wählen Sie einen vordefinierten Servicetyp:
  • Getränke: Grüner Tee, Schwarztee, Kaffee, Mineralwasser usw.;
  • Papier und Stifte: A4-Papier, Haftnotizen, Kugelschreiber, Bleistift usw.;
  • Technisches Personal: Gerätestörung, Netzwerkprobleme, Bedienungsberatung usw.;
  • Bedienungspersonal: Reinigung, Wasser nachfüllen, Temperatur anpassen usw.;
• Oder geben Sie den Servicewunsch als benutzerdefinierten Text ein (maximal 100 Zeichen);
• Klicken Sie auf „Senden“, die Serviceanfrage wird an den Getränkeservice-Server übermittelt;
• Das Terminal zeigt die Meldung „Serviceanfrage gesendet“ an und wartet auf eine Antwort;

Serviceantwort

• Das Servicepersonal empfängt die Anfrage über den Getränkeservice-Server;
• Zeigt die Sitzplatznummer, den Namen, den Servicetyp und die benutzerdefinierten Anforderungen des Anfragenden an;
• Das Servicepersonal klickt auf „Annehmen“, das Terminal zeigt „Service wurde beantwortet“ an;
• Nach Abschluss des Service klickt das Servicepersonal auf „Abgeschlossen“, die Anfrage wird geschlossen;
• Unterstützt Service-Timeout-Erinnerung (z. B. automatische Erinnerung, wenn nicht innerhalb von 5 Minuten geantwortet wird);

info

• Serviceanfragen unterstützen Prioritätsmarkierung (Normal/Dringend), dringende Anfragen werden besonders hervorgehoben;
• Unterstützt die Stapelverarbeitung mehrerer Serviceanfragen desselben Typs, um die Serviceeffizienz zu erhöhen;
• Service-Daten können statistisch erfasst werden, um die Besprechungsservicequalität zu bewerten;

Besprechungsende und Datenbereinigung

Normales Besprechungsende

• Das Vorsitzenden-Terminal oder das Administrator-Backend klickt auf „Besprechung beenden“;
• Das System zeigt einen Bestätigungsdialog an mit dem Hinweis „Nach dem Ende werden alle lokalen Dateien auf den Terminals gelöscht“;
• Nach Bestätigung zeigen alle Terminals die Meldung „Besprechung beendet“ an;
• Lokale Besprechungsdateien auf den Terminals werden automatisch gelöscht, das System kehrt in den Ausgangszustand zurück;
• Elektronische Tischkarten kehren zur Standard-Willkommensoberfläche oder in den Bereitschaftszustand zurück;

Archivierung nach der Besprechung

• Der Administrator wählt im Backend „Archivierung nach der Besprechung“;
• Das System packt automatisch die folgenden Daten:
  • Grundlegende Besprechungsinformationen (Name, Zeit, Ort, Teilnehmer);
  • Anwesenheitserfassungsdatensätze (Anwesenheitszeit, Unterschriftenbild, Anwesenheitsrate);
  • Abstimmungsergebnisse (Stimmenzahl für jede Option, Details der offenen Abstimmung);
  • Kommentierte Dateien (Kommentarinhalte aller Personen, nach Datei kategorisiert);
  • Besprechungsprotokoll (falls vorhanden);
  • Besprechungsaufzeichnung (falls vorhanden);
  • Serviceanfrage-Datensätze;
  • Besprechungskommunikationsdatensätze;
• Die archivierten Dateien werden im festgelegten Verzeichnis auf dem Server gespeichert, die Aufbewahrungsfrist kann eingestellt werden;
• Unterstützt den Export des Archivpakets (ZIP-Format) zum lokalen Herunterladen;

Datenbereinigungsstrategie

• Das System unterstützt die Konfiguration automatischer Bereinigungsstrategien:
  • Sofortige Bereinigung nach Besprechungsende: Lokale Dateien auf den Terminals werden sofort gelöscht;
  • Bereinigung nach N Tagen: Archivdateien werden nach der festgelegten Anzahl von Tagen automatisch gelöscht;
  • Dauerhafte Aufbewahrung: Archivdateien werden dauerhaft gespeichert und müssen manuell gelöscht werden;
• Vertrauliche Besprechungen sind verpflichtet, die Strategie „Sofortige Bereinigung nach der Besprechung“ zu aktivieren, diese kann nicht geändert werden;

warnung

Nach dem Besprechungsende werden lokale Dateien auf den Terminals automatisch sicher gelöscht. Bitte speichern Sie wichtige kommentierte Dateien unbedingt vorher auf dem Server oder exportieren Sie sie. Nach dem Ende einer vertraulichen Besprechung können alle Terminal-Daten nicht wiederhergestellt werden. Bitte stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen vollständig archiviert wurden.